Sociedad Transparente | Protección de datos personales en procesos de entrega–recepción
“El proceso de entrega-recepción es fundamental para el buen funcionamiento de las administraciones municipales…”
Fabiola Torres Rodríguez*
Es por todos conocido que se acerca la etapa de los procesos de entrega-recepción en las administraciones municipales de nuestro estado, luego de que los ciudadanos emitieran su voto y las nuevas autoridades sean reconocidas legalmente. Estos procedimientos son de suma importancia, pues permiten una transferencia ordenada, precisa y formal de los bienes, derechos y obligaciones del municipio de una administración a la siguiente. Como en todo actuar público, debe imperar la transparencia y, de igual importancia, una adecuada protección de los datos personales.
La obligación de salvaguardar toda información sensible y/o que haga identificable a cualquier persona, que obre en manos de la administración municipal, se extiende a ambas partes en el proceso: los servidores públicos que entregan la información y aquellos que la reciben.
Para la administración saliente es recomendable preparar con antelación los documentos para el acta administrativa de entrega, resguardando con seguridad aquellos que contienen información confidencial. Es esencial que cada unidad administrativa verifique que su índice de expedientes clasificados se encuentre actualizado.
De igual manera, es necesario tener a la mano los avisos de privacidad e inventarios de datos personales, que son el control documentado que se lleva de cada procedimiento que involucra información personal, además de proporcionar claridad sobre el soporte de la información y su tratamiento.
Para el resguardo de soportes físicos de datos personales, es recomendable contar con un listado del personal que tiene acceso a las oficinas y/o archiveros, así como las claves de acceso a plataformas y sistemas informáticos, asegurando la máxima confidencialidad posible.
No olvidemos que es responsabilidad de todo sujeto obligado y todo servidor público mantener la confidencialidad sobre los datos personales recabados en su área, aún después de haber entregado su cargo.
Por otra parte, para quienes integrarán las nuevas administraciones es recomendable buscar los avisos de privacidad correspondientes a su área, así como solicitar el inventario de datos personales e identificar los sistemas de tratamiento que recaban información sensible, si los hay.
Los servidores públicos entrantes deberán ubicar dónde se resguardan los expedientes clasificados que contienen información confidencial y asegurarse de que funcione el medio para acceder a ellos.
De igual manera, deben solicitar las solicitudes de derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición que se encuentren en trámite e informarse sobre la atención y seguimiento que se ha dado a los procedimientos de recursos de revisión o verificaciones durante la administración saliente.
El proceso de entrega-recepción es fundamental para el buen funcionamiento de las administraciones municipales, además, es una herramienta que garantiza la transparencia, la eficiencia y la continuidad en la prestación de servicios públicos. Al trabajar en colaboración, servidores públicos entrantes y salientes pueden asegurarse de que la transición sea lo más segura y eficiente posible, en beneficio de la ciudadanía.
